Actas de Consejo de Administración y Comité de Convivencia en Propiedad Horizontal 

por Revista Propiedad Horizontal | Noticias

Entremos a mirar cómo se elaboran las actas del consejo de administración y las actas del comité de convivencia. A diferencia de las actas de asamblea donde la Ley 675 en forma clara nos dice cómo se elabora, no encontramos una definición en la ley de cómo deben realizarse las actas de consejo de administración y las actas del comité de convivencia; por tal motivo, vamos a entrar a analizar sobre los principios de lo que debe tener un acta y la misma experiencia que se ha generado sobre este tipo de situaciones.

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Empecemos a hablar primero del acta del consejo de administración. Para entender qué debe contener un acta del consejo de administración, obligatoriamente tenemos que irnos al reglamento de propiedad horizontal,  para saber cuáles son las obligaciones que tienen los miembros del consejo de administración como ente administrativo. Ahí van a encontrar todo lo que tiene que vigilar y controlar el consejo de administración y tienen que elaborar una programación en el año para realizar dichos controles, además de esas actividades que se establecen en forma reglamentaria.

Conociendo esa situación es cuando se entra a programar lo que lo que lleva una reunión de consejo, que es: la supervisión del cumplimiento presupuestal, ver los informes financieros,  ver si se ha cumplido con las obligaciones del administrador; el control de la contratación; el control de fiscalización todo lo que es el aspecto de auditoría (no de coadministración) sino de control de la de la persona jurídica.

 Es muy riesgoso cuando los miembros del consejo empiezan a realizar actividades de administración, porque a la luz de la Ley 222 de 1995 por extralimitación de funciones, estas personas se vuelven responsables de las obligaciones de la persona jurídica.

Por tal motivo, cojamos un formato sencillo: primero el número de acta de consejo, cómo se hizo la citación a la reunión, si es ordinaria o es extraordinaria; es imposible ver esos consejos de administración que se reunen todas las semanas o tres veces a la semana; donde en realidad lo que están generando en este tipo de reuniones es coadministración más no de supervisión como lo establece la ley; quiénes asistieron a la reunión, la fecha, la hora; los temas que se trataron especificando las decisiones y los controles que se generaron. Se firma por el presidente y secretario asignado. El presidente del consejo de administración puede ser nombrado en forma permanente o cada vez que las necesidades lo requieran. Lo importante de estas actas es que se deje constancia de las funciones que están a nivel reglamentario y las aprobaciones y lo que realizó dentro del control el consejo de administración.

¿para que es importante está esta situación? para poder el día mañana primero solventarse de las responsabilidades en que pueden incurrir los miembros del consejo por no haber realizado la respectiva supervisión que le establece los reglamentos, y como segunda situación como esquema probatorio del seguimiento de la persona jurídica.

 Las bases de estas actas van a servir para el informe que debe presentar el consejo de administración a la asamblea general de copropietarios.

 Hablemos de las actas del Comité de Convivencia. Estas actas se manejan diferente a las de conciliación en derecho, ¿por qué razón? porque las de conciliación en derecho simplemente determinan si hubo un acuerdo o no; y si no lo hubo nunca se entra en el debate de las conclusiones que se llevaron; porque generalmente las actas de conciliación en derecho son más para cumplir un requisito de procedibilidad jurídica, no de debate jurídico.

En el comité de convivencia sí se está intentando llegar a unos acuerdos de convivencia social. Por eso aunque generamos un paralelo con dichas actas tienen una función y un contenido totalmente diferente. ¿Qué debe contener dichas actas? primero la forma en que se citó y por quién fue solicitada: por la administración, por un copropietario que se siente afectado, por los miembros del consejo de administración; y se manifiesta la fecha en la cual fue recibida y cuál fue la fecha en que se hizo la reunión de dicho comité; quienes asistieron.

Tampoco la ley nos dice que tienen que estar todos os miembros del comité en la reunión, si están escogidos tres miembros del comité de convivencia; estos miembros asistan los tres no. El Comité de convivencia es un ente conciliador, por eso si pueden asistir los tres, o pueden asistir uno o dos no importa quienes asistan, sino que exista la persona que vaya a mediar en estos conflictos entre copropietarios. Es necesario aclarar en esta charla que para ser miembro del Comité de Convivencia a diferencia de lo que sucede con los miembros del consejo y la asistencia a la asamblea general de copropietarios, la ley no exige que para ser miembro del Comité de Convivencia tenga la calidad de ser copropietario, este puede ser integrado por residentes o personas que en un momento dado les interese el desarrollo de la misma comunidad; pero que siempre estén nombrados por la asamblea general de copropietarios, o que dicha asamblea haya delegado dicho ha dicho oficio al consejo de administración.

 Teniendo la postura de los asistentes, que es el segundo punto dentro del desarrollo del acta, se empiezan a contar los hechos donde generalmente se transcribe la queja interpuesta por la persona o se hace un resumen de ella y cuál es el conflicto que se quiere en un momento dado solucionar; entonces comentamos los hechos y comentamos las pretensiones, qué es lo que se quiere en un momento dado solucionar.

Vemos en muchas actas del Comité de Convivencia que se cometen ciertos errores, porque piden unas pretensiones, transcriben unos hechos pero las pretensiones o las decisiones que se toman son contrarias a lo que se estaba pidiendo; entonces el acta no nos sirve en un momento dado como una herramienta de solución de conflictos sino de una cantidad de exigencias, como si fuera un pleito entre dos partes pero sin un objetivo real.

Entonces sigamos el orden: encontramos la fecha, generamos los asistentes, los hechos, todo lo que se va a pedir; y entramos a determinar los acuerdos: cuáles fueron los acuerdos de cada una de las partes si se llegó, (aquí el conciliador o el miembro del comité de convivencia debe procurar en caso de que no se llegue a un acuerdo, intentar buscar fórmulas intermedias para llegar a una solución respecto a esa pretensión), y de ahí se levanta un acta específica, donde se genera en una u otra forma el hecho a conciliar o que no se llegó a ningún tipo de conciliación.

 Después viene la firma de los de los que asistieron del Comité de Convivencia, el que llevó la secretaria del acta y deberían firmarlo las personas que están en el conflicto de convivencia dentro de ésta.

Una experiencia dentro del caso: generalmente en estas reuniones de convivencia terminan las personas parándose, muchas veces no admitiendo muchas cosas; por eso es conveniente antes de iniciar la conciliación es levantar un acta de asistencia quienes asistieron las personas presentan y firman para tener la facilidad de que al final el acta sólo sea firmada por el miembro del Comité de Convivencia que está presidiendo la reunión y el respectivo secretario que muchas veces es el administrador de la copropiedad; a menos de que él sea parte dentro del ejercicio de esa acta de convivencia.

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