Responsabilidad de los Representantes Legales frente a las sanciones impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio

por Revista Propiedad Horizontal | Noticias

La protección de los datos personales una responsabilidad que se extiende a los representantes legales y/o
administradores de las PH, así lo ratificó el pasado mes de junio el Delegado para la protección de los datos
personales de la Superintendencia de Industria y Comercio con fundamento en el artículo 24 de la Ley 222 de 1995, el
cual señala que losadministradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa

ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. Lo anterior, concordante con el numeral 2 del artículo 23 de la
misma norma, el cual señala la obligación de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o
estatutarias, para el caso concreto, el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente, señala el artículo 50 de la
Ley 675 de 2001, la responsabilidad de los administradores por los perjuicios que, por dolo, culpa leve o grave,
ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. (Se presume la culpa leve del administrador en los
casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad
horizontal).

En este sentido, es importante tener en cuenta que el marco legal en protección de datos le impone a la alta dirección
de las compañías y/o representantes legales (administradores – gerentes) la obligación de destinar los recursos
económicos y humanos para diseñar e implementar un Sistema de Gestión en Protección de Datos Personales
designando a la persona o al área que asumirá la función de administrar, coordinar y establecer las responsabilidades
específicas para otras áreas de la organización respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y
eliminación o disposición final de los datos personales que se tratan. Una de las consecuencias de no implementar un
adecuado sistema de gestión son las sanciones, por ello, a continuación, planteamos algunas situaciones recurrentes
que han ocasionado la mayoría de las sanciones impuestas a las empresas por el incumplimiento de las normas en la
materia:

 La recolección de datos personales a través de aplicaciones móviles, páginas web o redes sociales, sin haber
implementado una casilla mediante la cual, a través de un "click", el titular autorice el tratamiento de sus
datos. Adicionalmente, no se implementan procedimientos que permitan conservar copia de esta
autorización.
 Se presenta violación al régimen de protección de datos personales cuando el Responsable de tratamiento
hace caso omiso a la solicitud del titular de revocatoria o supresión de datos personales con fines
publicitarios o comerciales. No se actualiza la información contenida en las bases de datos según las
peticiones que realizan los Titulares de los datos.
 Deber de cumplir las instrucciones o requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio:
se presenta violación al régimen de protección de datos personales cuando un responsable de tratamiento no
atiende la orden de supresión de datos emitida por la superintendencia de industria y comercio.
 No responder las consultas y reclamos presentados por el titular dentro de los términos establecidos en el
artículo 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 da lugar a la imposición de sanciones.
 Contactar telefónicamente a los ciudadanos para ofrecer paquetes de productos o servicios requiere de la
autorización previa, expresa e informada del titular.
 Construir una política de tratamiento que no incluye los requisitos mínimos previstos en el artículo
2.2.2.25.3.1 del decreto único reglamentario 1074 de 2015, así como, no incluir en esta los lineamientos
impartidos en la Guía de Responsabilidad Demostrada.
 El consentimiento para el tratamiento de los datos debe ser estructurado de acuerdo con los requisitos que
señala el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, adicionalmente, se debe indicar de manera explícita al titular
cuales de los datos recolectados son sensibles y la finalidad o finalidades para las que serán tratados.

 Todas las empresas deben adoptar una política de tratamiento de la información y un aviso de privacidad, así
como, de conservar copia de la autorización e informar la finalidad a los titulares e implementar manuales
internos de políticas y procedimientos en especial de atención de quejas, consultas y reclamos. Asimismo,
deben de implementar medidas y procedimientos de seguridad apropiados y proporcionales al tamaño de la
organización.
 En caso de recolectar datos personales de funcionarios y visitantes que ingresan a edificios y que son
obtenidos mediante sistemas de lector de huellas o scanner de código de barras, dado su carácter de
información sensible requiere la autorización previa expresa e informada en los términos establecidos en el
artículo 12 de la ley 1581 de 2012.
 En todos los casos es un deber obtener la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los
datos de menores otorgada por el representante legal de éstos, así como autorización para el tratamiento de
los datos del personal administrativo y los docentes.
 El principio de seguridad de la información impone a los responsables el deber de implementar las medidas
técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, perdida, consulta o uso no
autorizado de la información.
Así pues, es importante que los administradores o representantes legales eviten que estas situaciones se materialicen,
por cuanto, no solo afectan el patrimonio de las compañías o propiedades horizontales, también su imagen y
reputación cuando quedan expuestas las actuaciones que motivaron a la Superintendencia de Industria y Comercio –
SIC a imponer multas o impartir órdenes para garantizar el cumplimiento de las normas en protección de datos
personales.

Marcela Rojas Bejarano
Gerente Legal

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